自分も家庭も仕事も大切にしたい パパ教員のブログ

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【時間短縮】会議を早く終わらせる方法 〜1発言は1分でまとめる〜

「会議を早く終わらせたい!」

 

これは参加者全員に共通した願いだと思います。会議の時間が短縮されれば,その浮いた時間は自分の時間に使えるということになります。

 

でも,様々な人が参加して合意形成を図っていく会議では,時間を意識しないと話が長くなったり,無駄な沈黙があったりしてズルズルと長くなってしまうこともあります。

 

大切なことをサクッと決めて,参加者全員の時間を大切にするためのテクニックをまとめたいと思います。

 

↓今日もこちらの本を参考にしました。(臼井先生ありがとうございます)

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7つのテクニック

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本の中に会議の時間密度を上げる7つのテクニックが載っているので引用したいと思います。

 

① 目的を明確にする

→何を決めるのかを示す。愚痴や個人攻撃はもってのほか。

 

② 終了時刻を短めに設定する

→スピーディかつ建設的な意見を生む

 

③ 起立して会議を行う

→疲れるので早く終わらそうとする。※条件がそろえば実施できる

 

④ タイマーをセットする

→1案件の時間を設定して音がなるようにしておく

 

⑤ 基本は「1発言1分」

→無駄な話がなくなる

 

⑥ 発言の流れを決めておく

→結論・現状報告 → 理由・経過 → 行動指標・改善計画

 

⑦帰りたくなる日や時間に設定する

→金曜日や夕方が良い

 

すぐに実践できるものが多いかと思います。これらを意識していけば確実に会議の時間は短くなりそうです。

 

運営側にできること

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 会議を取り仕切る責任者が取り組める内容について考えます。

 

上の7つの中でいうと,①②④⑦はすぐにできそうな気がします。

 

特に私は②を意識して実践しています。

 

会議の始まりの時刻を示すことは多いのですが,終わりの時刻が示されないことが多いように感じていました。

 

なので必ず終了時刻を参加者に分かりやすく示して,みんなで守っていこうという意識を高められるようにしています。また,終了時刻は「ちょっと足りないかもしれない」というギリギリラインに設定しておくと,無駄な時間が省けるように思います。

 

あと,④のタイマーはなかなか勇気が必要なので実践はできませんが,長くなりそうな時は話に入っていき,一旦終了して整理するように促すくらいならできると思っています。

 

参加者にできること

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 上の7つの中で言うと間違いなく⑤になると思います。

 

自分の思いが強かったり,話すことが好きだったりする場合はどうしても長く話してしまいがちです(私もそうです)

 

でも,参加者全員の時間を頂戴していることを意識すると必然と短くなると思います。

 

タイムイズマネーという言葉もあります。人の時間を頂戴することはお金を頂戴することくらい大きなことなのかもしれません。

 

私も会議の場で話すときは,スマホのタイマーを手元に置いて時間を図るようにしています。積み重ねていけば言葉も精選されて,わかりやすく伝える練習にもなります。

 

 

まとめ

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 会議の時間を短くすること,それは参加者全員がお互いの時間を大切にしようとする意識から始まることだと思います。

 

時間という限られた財産を大切にするためにも会議を早く終わらせたいと思います。

 

お読みいただきありがとうございました。

 

nagaken